Каждый факт хозяйственной жизни фирмы необходимо оформлять первичным документом, его форму утверждает руководитель. Но есть документы, которые компания обязана составлять только по типовым формам. Указанные нормы прописаны в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ. И контролеры не должны требовать, чтобы организация подтверждала налоговые расходы исключительно унифицированными формами (письмо Минфина от 06.05.2013 № 03-03-06/1/15770). 

Если же во время проверки инспекторы обнаружат, что у компании нет первичных документов по сделке, в них нет обязательных реквизитов или допущены ошибки – проверяющие откажут фирме в вычете по НДС, при этом снимут расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль (ст. 252 НК РФ). Такая ситуация может привести к доначислению налогов, штрафов и пени.

За отсутствие первичных документов ФНС может оштрафовать организацию по  ст. 120 НК РФ: 

• на 10 000 рублей при разовом нарушении; 

• на 30 000 рублей при повторяющемся нарушении; 

• на 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы. 

Кроме того, должностное лицо может ждать административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ). 

Чтобы избежать вышеперечисленного вам надо следовать инструкции, описанной в нашей статье:

1. Проверить название, ИНН, ОГРН, адрес продавца и покупателя.

Данные об организации в первичных документах должны быть как в учредительных документах. 

2. Проверить название товара.

Названия товара в договоре и в сопроводительных документах к нему должны совпадать. Позиции в счетах-фактурах и в накладных тоже не должны отличаться.

3. Проверить ФИО, подписи и должности ответственных лиц.

Инициалы ответственных лиц должны совпадать с данными в доверенности или учредительных документах. Необходимо сверить информацию с копиями паспортов и с данными из ЕГРЮЛ. А без подписей документ вообще не имеет силы. Нежелательно использовать при подписании документов факсимиле. Допускается подписание первичных документов электронно-цифровой подписью, но в данном случае электронные подписи должны быть проставлены обеими сторонами сделки.   

4. Проверить суммы, расчеты и даты.

Суммы и даты в договоре и документах к нему должны совпадать. Если сделка облагается НДС, это условие должно быть включено в договор, и выделена сумма налога.

5. Проверить на наличие исправлений и повреждений. 

Исправления должны быть оформлены теми лицами, которые составляли документ, с их подписями и датами исправлений. Важно помнить, что в кассовых документах не допускается никах исправлений.

В первичном документе должны быть читаемы все реквизиты. Если документ «нечитаемый», можно считать, что его и вовсе нет.

В завершение хочется добавить, что необходимо принять все меры для восстановления утраченных первичных документов, поскольку сложившаяся судебная практика не исключает их потерю по вине налогоплательщика. Поэтому бездействие налогоплательщика в такой ситуации может быть признано противоправным, и приведшим к совершению налогового правонарушения.

Для того чтобы у компании не возникло проблем с контролирующими органами, важно отслеживать весь документооборот и своевременно запрашивать оригиналы документов от контрагентов, а также проверять их на наличие ошибок. 

Обращайтесь в компанию ООО «Эксперт-Аудит», мы поможем вам восстановить финансовую документацию и отладить систему бухгалтерского и налогового учета.

Источник: "Эксперт-Аудит".