Что налоговый инспектор проверит в вашем Авансовом отчете
Авансовый отчет — это документ, которым работник отчитывается о потраченных суммах на административно-хозяйственные цели фирмы. Данный отчет первоначально заполняется лицом, получившим денежные средства, и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов.
Так как авансовый отчет является документом, в котором отражены расходы компании, он как правило является объектом проверки налоговой инспекции.
Неправильный учет подотчетных сумм может привести к печальным для фирмы последствиям: штрафам за ошибки в бухгалтерском учете, нарушениям кассовой дисциплины, доначислениям налога на прибыль, НДС, а также НДФЛ и страховых взносов.
Чтобы снизить риск разногласий с проверяющими, помогут рекомендации, представленные в таблице:
| Направление контроля | Документы | Действия при контроле | Ссылка на законодательство |
|---|---|---|---|
| Своевременность предоставления отчета | Распоряжения руководителя, заявления работников на выдачу средств в подотчет | Сопоставление срока, указанного в распоряжении или заявлении, даты предоставления авансового отчета или возврата неизрасходованного подотчета. Авансовый отчет должен быть предоставлен не позднее трех дней с даты окончания срока, на который были выданы денежные средства. Либо подотчетные суммы должны быть возвращены организации | п. 6.3 Указания ЦБ № 3210-У от 11.03.2014г. |
| Полнота израсходования подотчетных сумм, возврата неизрасходованных денег | Бухгалтерские регистры счета 71 (оборотно-сальдовая ведомость, карточка счета в разрезе подотчетных лиц) | Проверка наличия или отсутствия сумм, полученных в подотчет, по которым не предоставлены авансовые отчеты, отсутствие задолженности перед подотчетными лицами | п. 6.3 Указания ЦБ № 3210-У |
| Соответствие произведенных расходов целям, на которые подотчетные суммы получены | Распоряжения руководителя, заявления на выдачу денег в подотчет, авансовые отчеты | Сопоставление цели, указанной в заявлении, приказе, с расходами, отраженными в авансовом отчете | |
| Правильность подтверждающих расходы документов | Авансовые отчеты | Первичные документы должны быть оригинальными, должны содержать все обязательные реквизиты. Электронные билеты должны быть утвержденной формы. К авиабилетам должен быть приложен посадочный талон со штампом о досмотре. Если такой отметки нет, перелет можно подтвердить справкой из авиакомпании | ст. 9 № 402-ФЗ от 06.12.2011г., Приказ Минтранса № 322, Приказ Минтранса № 134 |
| Соответствие начисленных сумм суточных приказам по командировкам | Приказы на командировки, авансовые отчеты | Проверка дней, за которые начислены суточные. Проверка соответствия начисленных суточных размеру, установленному в организации | |
| Правильность отражения расчетов с подотчетными лицами в учете | РКО, ПКО, выписки банка, авансовые отчеты, бухгалтерские, налоговые регистры | Соответствие сумм первичных документов суммам, отраженным в оборотах по счету 71 | |
| Начисление сумм НДФЛ и страховых взносов на суточные сверх норм | Авансовые отчеты, регистры учета НДФЛ и взносов по сотрудникам | Не подлежат налогообложению суточные в размере 700 руб. при командировке по территории РФ и 2500 руб. при загранкомандировках | п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ |
| Проверка правильности учета представительских расходов | Приказы о представительском мероприятии, авансовые отчеты, ведомости по оплате труда | Проверка наличия приказа о проведении представительского мероприятия, утвержденная смета, к авансовому отчету приложенные отчет о проведении мероприятия с указанием цели и присутствующих лиц, перечнем и суммой расходов, документы, их подтверждающие. В налоговом учете могут быть признаны представительские расходы в размере 4 % от расходов на оплату труда | п. 2 ст. 264 НК РФ |
| Учет НДС | Счета-фактуры, авиа и ж/д билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки |
Бланк строгой отчетности может быть разработан в каждой гостинице индивидуально, но обязательно включает следующие реквизиты:
Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком |
п. 7 ст. 171 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС |
В заключение хочется добавить, что налоговая проверка «Расчетов с подотчетными лицами» ведется с целью выявить не только арифметические ошибки, но и фиктивные командировки, оприходование несуществующих товаров для снижения налогооблагаемой прибыли, а также увеличение вычетов по НДС некорректными документами.
Источник: «Эксперт- Аудит».
ООО "Эксперт-Аудит"
191119, Санкт-Петербург, ул. Егорова, д. 23а
Тел.: (921)343-32-62
mail@expert-audit.spb.ru