Авансовый отчет– это бланк, предназначенный для отчета сотрудника организации о расходовании денежных средств с целью выполнения определенного служебного поручения в интересах фирмы. Он составляется лицом, совершившим указанные траты. К отчету прикрепляются подтверждающие факт использования денежных средств документы (кассовые чеки, счета-фактуры, накладные и т.д.), которые сдаются вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию. Тампроверяют целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, обосновывающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и корреспонденция счетов. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Процесс оформления и согласования авансовых отчетов длительный и трудоемкий. Можно ли как-то его упростить, облегчив жизнь и сотруднику, и работникам бухгалтерии? Единственный вариант — автоматизация процесса.

Авансовому отчету совершенно не обязательно быть бумажным, он может иметь форму электронного документа. Его законная сила должна быть подтверждена простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Об этом сказано в письме Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232. Причем такими подписями придется снабдить всех участников виртуального документооборота. Лишь в этом случае электронный отчет может быть приравнен к документу на бумажном носителе, заверенному собственноручной подписью (ст.6, Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ).

Специализированные бизнес-приложения, как правило, охватывают полный цикл работы с документами, обеспечивают абсолютный комфорт формирования электронных авансовых отчетов. Например, при их составлении отражают все поля, которые сотруднику необходимо заполнить, при этом вся информация о нем уже есть по умолчанию. После заполнения сотруднику остается лишь прикрепить фото или сканы подтверждающих документов и одним кликом отправить авансовый отчет на проверку и утверждение.

Эти приложения также дают следующие возможности:

• доступ с персонального компьютера и мобильных устройств;
• настройку под действующие законодательные нормы и локальные бизнес-практики;
• многоуровневый процесс утверждения в онлайн-режиме и создание проводок для бухгалтерии;
• поддержку функции фотографирования и сохранения бумажных чеков, скан-образов, электронных документов;
• интеграцию с любыми системами планирования расходов предприятия, с системами бухгалтерского учета, например, 1С и другими;
• автоматический контроль лимитов по бюджету;
• совместимость с другими автоматизированными системами учета (использование утвержденного плана бизнес-поездки с отражением билетов).

Подготовка электронного авансового отчета экономит большое количество времени сотрудников и бухгалтеров, что особенно важно при командировках - таким образом минимизируются ошибки при проверке комплектов документов в бухгалтерии, исключаются риски потери документов, сокращаются расходы на пересылку и повторную отправку недостающих документов.

Источник: "Эксперт-Аудит"