Как заверить копию первичных документов, чтобы они могли служить подтверждением расходов для целей налогообложения.

Расходами для целей налогообложения по налогу на прибыль признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика (п. 1 ст. 252 НК РФ). Данный критерий относится и к расходам при применении упрощенной системы налогообложения – УСН (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ документально подтвержденными расходами признаются затраты, обоснованные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Обычно это надлежащим образом оформленные первичные документы: акты приемки-передачи, товарные накладные, акты выполненных работ и т.д.

Налоговый кодекс не содержит понятия «первичный документ для целей налогообложения» и не устанавливает требований к оформлению такого документа. Поэтому, руководствуясь положениями ст. 11 НК РФ, следует использовать определение и требования к первичным документам, установленные ст. 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете).

Указанная статья устанавливает ряд обязательных реквизитов для первичного учетного документа, среди которых есть подписи лиц, совершивших сделку или операцию, и ответственных за ее оформление. Кроме этого копия правильно оформленного первичного документа должна содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Однако, может ли такая копия служить документальным подтверждением расходов для целей налогообложения?

Минфин в своем Письме от 22.04.2019 № 03-11-11/28986 указывает, что может, но лишь при правильном ее оформлении.

Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенной копией является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (пп. 23 и пп. 25 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

На копии документа должна быть обязательно отметка о заверении, которая ставится под реквизитом «подпись» и включает:

1. слово «Верно»;
2. должность лица, заверившего копию;
3. его собственноручную подпись;
4. расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
5. дату заверения копии.

Для проставления отметки о заверении может использоваться штамп.

Если копия документа передается в другую организацию, отметка о заверении дополняется надписью о месте хранения оригинала документа, например: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в папке №... за... год».

Данные требования содержатся в п. 5.26 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.

Копия документа, заверенная в указанном выше порядке, по мнению Минфина может использоваться как документальное подтверждение расходов для целей налогообложения.

Источник: "Эксперт-Аудит".