Бухгалтерам нередко приходится сталкиваться с факсимиле, которое значительно упрощает документооборот. К сведению: в экономическом словаре факсимиле понимается как «печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица».  Рассмотрим возможность использования клише подписи с позиции законодательства и сложившейся судебной практики.

1. Подпись  в договоре 

Пункт 2 ст. 160 ГК РФ допускает при совершении сделок использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования. Это возможно при наличии соответствующей договоренности между сторонами и отражения данного условия  в договоре.  Также это  относится и к договорам (контрактам) в сфере закупок, на что Минэкономразвития обратило внимание в Письме от 02.09.2016 N Д28и-2252. Однако подписанный договор при помощи клише без согласования сторон суды при оценке контракта могут признать незаключенным. Изложенный подход находит подтверждение в судебной практике, например в Определении Высшего  Арбитражного Суда РФ   от 18.10.2012 N ВАС-13034/12 по делу N А24-5656/2011, в Постановлении  ФАС Поволжского округа от 26.06.2012 по делу N А65-24818/2011.

Договор цессии может быть подписан при помощи факсимильного воспроизведения подписи, если стороны прописали данное условие в письменном соглашении.

Акт приема-передачи помещения по договору аренды ‒ обязательство по передаче здания или сооружения ‒ считается исполненным после подписания сторонами акта передачи как собственноручно, так и с использованием факсимильной подписи, если условием договора предусмотрена такая возможность.  Вопрос о правомерности подписания был подтвержден Арбитражным судом Московского округа (Постановление АС МО от 14.12.2016 по делу N А41-56055/14).

Доверенность является односторонней сделкой. Клише подписи может использоваться исключительно в отношении многосторонних операций, о чем прямо указывается в ст. 160 ГК РФ. Таким образом, в доверенности должны быть личные подписи уполномоченного лица.

Акт сверки расчетов не относится к числу первичных документов (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 08.02.2011 N Ф03-9654/2010 по делу N А73-6571/2010) и подписание акта с использованием факсимиле не противоречит п. 2 ст. 160 ГК РФ  (Определение ВС РФ от 03.03.2015 N 305-ЭС14-6803).

2. Использование в первичных документах бухгалтерского и налогового учета

Официальные органы возражают против использования клише подписи на первичных документах. Их позиция такова: при совершении сделок факсимильное воспроизведение подписи допускается только в случаях, предусмотренных законом. А Законом N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» такой способ подписания «первички» не предусмотрен, поэтому должна быть личная подпись ответственного лица. Со своей стороны добавим: подобное требование не указано в Законе N 402-ФЗ, оно содержалось в предыдущем Законе N 129-ФЗ.

Еще в 2004 году налоговые органы высказали свое мнение в Письме от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи»: факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Представители Минфина также придерживаются данного мнения.

Счет-фактура является документом налогового учета.

Рассмотрим  примеры судебной практики, в которых изучался вопрос о правомочности документов, подписанных факсимиле. Первоначально суды при рассмотрении возникающих споров исходили из того, что налогоплательщик не ограничен вправе подписывать первичные документы любым способом – лично либо с использованием клише подписи. Эта позиция была подтверждена в следующих судебных актах: Постановление ФАС Московского округа от 07.03.2012 по делу N А40-128912/10-127-739, Постановление ФАС Поволжского округа от 23.08.2011 по делу N А12-22764/2010.

В последнее время в судебной практике стала преобладать еще одна позиция судов. Она получила распространение после того, как высказался Президиум ВАС РФ в Постановлении от 27.09.2011 N 4134/11 по делу N А33-20240/2009, и был сделан однозначный вывод о том, что положениями НК РФ не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и федеральный закон о бухучете, в силу которого документы бухгалтерского учета должны содержать подписи соответствующих лиц. Отступление от этих правил влечет, по мнению Президиума ВАС РФ, отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам. В последующих судебных актах суды поддерживали  решения налоговых органов, например, ФАС Центрального округа от 23.01.2013 по делу N А64-5348/2011, ФАС Северо-Западного округа от 22.02.2013 по делу  N А52-1727/2012. 

Принимая решение использовать счета-фактуры с факсимильной подписью, необходимо учесть тот факт, что право на вычет по налогу на добавленную стоимость с большей вероятностью придется отстаивать в суде.

Товарная накладная, акт выполненных работ (оказанных услуг) являются первичными документами бухгалтерского учета.

Первичные документы подписывают лица, ответственные за совершение хозяйственных операций. Налоговики часто не признают расходы, подтвержденные документами с факсимиле, считая, что они не соответствуют п. 1 ст. 252 НК РФ. А вот мнения  судов разделились. Есть судебные акты в пользу налогоплательщика, где позиция следующая: расходы можно считать документально подтвержденными, даже если акты выполненных работ, накладные  содержат факсимильную подпись должностных лиц, т.к. эти подписи заверены оттиском печати организации  (Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 30.11.2015 N 02АП-9319/2015 по делу N А31-9850/2014, Постановление ФАС ВВО от 01.03.2012 по делу N А82-3735/2011). Но есть судебные акты, гласящие, что первичные документы, подписанные с использованием клише, не могут считаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (Постановление АС МО от 06.04.2015 N Ф05-3258/2015 по делу N А40-4051/14 , Постановление АС МО  от 10.05.2016 N Ф05-5570/2016 по делу N А40-5400/15).

Подводя итог сказанному, еще раз подчеркнем, что использование факсимиле допускается на договорах при наличии между сторонами соответствующего соглашения. Это достаточно четко следует из закона и подтверждается судебной практикой.

На доверенностях факсимильное воспроизведение подписи однозначно не допускается.

Что касается товарных накладных, актов и счетов-фактур, здесь существуют различные позиции, но, учитывая мнение Минфина по данному вопросу, целесообразнее использовать оригинальную подпись надлежащего лица. При большом объеме  документов  необходимо задуматься о  переходе на электронный документооборот. Это решит все перечисленные проблемы.

Источник: "Эксперт-Аудит"