Работник получил деньги под отчет и не отчитался за них? Не представил авансовый отчет в течение 3 дней после окончания командировки? Значит, полученная сумма – его доход, с которого надо начислить и уплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы. Об этом напомнил Минфин РФ в своем письме от 16.12.19 № 03-04-06/98341.

Как известно, суммы, полученные работником как возмещение командировочных расходов (на проезд, проживание в гостинице и другие обоснованные расходы) не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, так как не считаются доходом. Но лишь при условии, что такие суммы расходов документально подтверждены.

Работник, вернувшийся из командировки, обязан в течение 3 (трех) рабочих дней представить работодателю авансовый отчет о полученных и израсходованных суммах. К отчету прилагаются документы, подтверждающие фактически произведенные траты (за гостиницу, проезд, услуги связи, визу и т.д.), гласит п.26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Следовательно, если авансовый отчет не представлен, деньги, выданные работнику под отчет, не могут быть квалифицированы как возмещение расходов, и данная сумма подлежит налогообложению. При возврате же работником полученной суммы не возникает дохода, подлежащего налогообложению, разъясняет Департамент налоговой и таможенной политики Минфина РФ.